为了进一步深入贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》和国家档案局8号令，全面了解年初计划完成情况，2009年12月，市里组织4个督查小组，对全市 85个市直单位和 29个乡镇办场区（园）的档案工作进行了督查。现将督查的有关情况通报如下：

　　一、主要成绩

　　这次督查采取“一听二看三查四反馈”的方式进行。“听”，听取档案工作情况介绍；“看”，看档案保管条件是否符合国家标准；“查”，查档案资料是否收集及时、齐全，整理是否规范，“三合一”制度是否重新修订；“反馈”，将督查情况与单位进行交流、反馈，并现场指导整改。督查内容主要有：档案员的配备，“三合一”制度的修订，档案资料是否归档及时、收集齐全、整理规范、排列有序，档案保管条件是否符合国家标准、是否有专室专柜。

　　总的来看，大多数市直单位和乡镇领导重视，档案人员认真负责，严格执行“三合一”制度，按时收集整理档案。

　　1、各地各单位领导对档案工作的重视明显加强。档案工作作为一项重要的基础性业务工作得到了领导的高度重视，基本上配备了档案专（兼）职人员，明确了岗位职责，不少单位改善了档案条件。市委办、市政府办、市计生委、市粮食局、胡市镇、黄潭镇、天门经济开发区等单位成立了档案工作领导小组，将档案工作纳入全年工作计划和发展规划；市经信委、市国土局、市交通运输局、渔薪镇、横林镇等单位对档案工作实行目标管理，实现了档案管理目标化、制度化、规范化；市民政局、市卫生局、市安监局、市城投公司、多宝镇、黄潭镇认真贯彻《档案法》，积极组织干部职工学习档案法律法规，收到了较好效果；市检察院、市委党校、彭市镇、石河镇等单位对档案工作进行了专题研究，认真查找档案管理中存在的薄弱环节，研究进一步做好档案管理和服务的办法和措施，促进档案工作顺利开展。

　　2、档案整理进一步规范。各地各单位认真贯彻国家档案局8号令，完善“三合一”制度，对档案进行了科学分类，确定档案保管期限，改变装订办法。市委办、市法院、市规划局、市烟草公司、竟陵办事处、九真镇等单位严格按照“三合一”制度，将归档文件材料分门别类；市人大办、市委宣传部、市委统战部、市国税局、拖市镇、干驿镇等单位认真贯彻执行新文书档案保管期限有关规定，制定了文书档案保管期限表；市信访局、市广播电视台、天门日报社、市供电公司、佛子山镇等单位改变传统档案归档办法，变“卷”为“件”；市法院、市地税局、市人行、杨林办事处等单位的“件”内文件排列有序，整理规范，做到了正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。

　　3、档案安全保管条件得到明显改善。近年来，各地各单位加大资金投入，努力改善档案保管条件。市公安局、市检察院、市法院、市广播电视台、市经信委、市城投公司、市计生委、市规划局、市房管局、市电信公司、竟陵办事处等单位配备了密集架；市中行、市工行等单位配备了温湿度测控仪。

　　4、档案信息化建设开始起步。市人大办、市检察院对档案实行了微机管理，目录全部录入电脑，并将重要文件进行了全文扫描；市烟草公司投入3万元购买了电脑和科怡软件，并安排专人对档案文件进行录入。佛子山镇在收集纸质文件的同时，对2008年的电子文档刻成光盘进行保管，为档案信息化建设做好了前期准备。

　　二、存在的问题

　　虽然全市档案管理工作取得了一些成绩，但仍存在着一些亟需解决的问题。

　　1、领导认识上存在偏差。有的乡镇领导档案法律意识淡薄，对档案工作不闻不问，档案保管条件极差，人员变化频繁；个别地方甚至没有配备档案管理员，没有档案室。

　　2、档案安全存在隐忧。有些地方档案保管条件差，档案室不能按档案保管要求安装调温、调湿设备，档案处于自然保管状态。有的单位由于高温高湿，档案已发生霉变。特别是音像、照片及部分珍贵档案因保管条件差，破损极为严重，抢救迫在眉睫。

　　3、档案收集不够齐全完整。有些地方偏重于文书档案的收集，而忽视了电子档案、照片档案的收集和整理，对会议记录、工作简报、领导批示也不能按要求进行收集归档。

　　4、档案整理规范化还须进一步加强。少数单位“三合一”制度没有修订，还存在归档不及时、划期不规范、卷号混编等问题。个别单位10多年没有收集整理档案，原有的档案也因管理不善而发生霉变，甚至丢失，群众要求查阅最基本的档案资料都无法查到。

　　5、档案移交进馆不及时。按照国家关于县级以下单位档案10年进馆的规定，目前仍有少数单位不能严格按照这一要求执行，给档案工作带来一定隐患。

　　三、下段要求

　　1、进一步加大档案法律、法规的学习宣传力度，增强各地各单位领导的档案意识和法制观念。要加大对《档案法》、《档案法实施办法》、《湖北省档案工作条例》等档案法律、法规的宣传学习和贯彻落实力度，进一步提高对档案工作的认识，尤其是各级领导干部务必要树立档案法治观念，增强依法开展档案工作的紧迫感和责任感，尽职尽责，管好本单位、本系统的档案工作。

　　2、建立健全并不断完善档案工作各项规章制度，促进档案规范化建设。要严格按照档案法规的要求，结合实际，制定《档案移交接收制度》、《档案安全保管制度》、《档案员岗位责任制》等规章制度，修订好本单位“三合一”制度，并抓好落实，真正做到用制度管人，用制度管事，促进档案管理规范化、制度化。

　　3、切实加大整改力度，落实整改措施。针对本次督查中发现的问题，各地各单位要高度重视，迅速制定整改措施，尽快整改到位。要把督查中发现的问题作为当前工作的重点，按照要求，严格标准，组织专班抓好整改落实。要全面贯彻、落实国家档案局8号令精神，推行文书归档新规则整理方法。

　　4、进一步加强档案的收集和整理工作力度。在继续抓好文书档案工作的同时，重点抓好会计档案、科技档案、人事档案、业务档案的规范化管理，认真做好声像档案、荣誉档案、特色档案的收集和整理工作，切实解决档案种类单一、利用率不高的问题。

　　5、进一步加强档案安全管理工作。要加大对档案基础设施建设的投入，改善档案保管保护条件，努力改善硬件设施，不断完善库房防火、防盗、防潮等措施，增强档案安全意识，彻底排除安全隐患，确保档案安全。同时，要特别注意文档人员变动后档案材料的清点、移交工作，严防存档文件的丢失。