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索 引 号 MB1A08302/2021-31985 主题分类 部门管理机构
发布机构 天门市烟草专卖局 文 号
标 题: 天门市烟草专卖局(公司)合同管理办法
天门市烟草专卖局(公司)合同管理办法
发布时间:2017-01-05 10:48

第一章  总  则
   第一条  为提高合同管理水平,规范生产经营行为,防范经营风险,维护企业合法权益,根据《中华人民共和国合同法》及行业有关规定,结合市局(公司)实际,制定本办法。
   第二条  本办法所称合同是指市局(公司)对外与自然人、法人以及其他组织之间的设立、变更、终止民事权利和义务关系的协议(劳动合同除外)。
   与烟草专卖品的生产、收购、销售、进出口等主营业务有关的合同,依照行业相关规定管理,不适用本办法。
   第三条  合同管理是指对合同的起草、审查、签订、履行、变更与解除、纠纷处理、资料归档等全过程的管理。
   第四条  合同管理实行归口管理原则。合同的具体承办部门为归口部门。合同内容涉及多个业务部门的,由主要业务部门承办,不能确定的,由承办部门领导指定一个业务部门为承办部门。
   第五条  合同管理实行分级管理原则。以市局(公司)名义对外签订的合同由市局(公司)职能部门负责审查。市局(公司)标的额在500万元以上的合同,由市局(公司)依据程序审查并出具审查意见后,上报省局(公司)法规处备案审查。
   第六条  任何部门和个人不得在合同管理工作中从事违法活动,牟取非法或不当利益,不得损害国家利益、社会公共利益和企业利益。
  第二章 合同的起草
   第七条  合同原则上由承办部门起草,合同起草的前提应当是合同支付款项在年度财务预算内或存在有效批文;超出预算且无批文的,不得起草合同。
   第八条  合同应当采用书面形式,严禁口头协议或其它形式;国家相关部门已发布示范文本的,应当参照示范文本起草合同。
   合同用语应当严谨、准确,其中的术语、特有词汇应设专款解释,涉及的数字、日期应注明是否包含本数。
   第九条  承办部门的主要职责:
   (一)负责验证合同相对方相关资质情况;
   (二)负责合同的谈判、起草、履行等工作;
   (三)负责处理合同中止、变更、解除等未涉及仲裁、诉讼等法律程序的合同纠纷;
   (四)负责督促检查合同履行情况。
   第十条  签订合同前,承办部门应验证合同相对方资质情况,内容包括:
   (一)有效的营业执照、资质证明、税务登记证、法定代表人身份证明;
   (二)具有签订合同的主体资格,其核载的内容与实际相符;
   (三)由代理人代签合同的,应当出具真实、有效的授权委托书、代理人身份证明;
   (四)合同标的符合当事人经营范围,涉及专营许可的应当具备相应的许可、等级、资质证明;
   (五)具有相应的履约能力,履约能力或资信状况有瑕疵的,应当要求其提供合法、有效的担保,必要时应当要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件;
   (六)其他需要验证的材料。
   上述文件为复印本时,须加注“与原件核对无误”字样,加盖合同相对方公章,并由核对人签字。
   第十一条  起草合同一般包括以下的内容:
   (一)合同当事人的名称或者姓名和住所;
   (二)标的;
   (三)数量和质量,包括检测标准和方式;
   (四)价款或酬金,包括支付方式;
   (五)履行地点、期限和方式;
   (六)中止、变更或解除条件;
   (七)违约责任;
   (八)争议解决方式;
   (九)其他需要约定的内容。
   第十二条  根据国家法律法规和行业规定,须经招、投标、公开拍卖、评估、公示、鉴证、公证等程序,或者须经上级部门批准才能签订合同的,原则上承办部门应在合同审查前办理完相关手续。
  第三章  合同的审查
   第十三条  合同草案必须经法规、财务、审计等部门审查方可定稿。
   第十四条  承办部门应当将合同草案连同本办法第十条所列证明材料提请财务、审计、法规以及合同内容有关部门审查,并对其提供的合同草案及相关材料的真实性、准确性、完整性负责。
   附送有关材料不全的,合同审查部门应要求承办部门及时补全。承办部门未补全相关证明材料的,视其已审查确认合同相对方具备签约所需要件,并对此承担责任。
   第十五条  财务部门负责审查以下内容:
   (一)合同事项是否列入年度预算;
   (二)合同价款支付的方式是否符合相关财务制度;
   (三)财务部门认为需要审查的其它事项。
   第十六条  审计部门负责审查以下内容:
   (一)合同的立项、供应商选择、采购方式选取、价格确定等流程的规范性;
   (二)合同价款数量、支付方式等是否有依据,是否明确合理;
   (三)审计部门认为需要审查的其它事项。
   第十七条  法规部门负责审查以下内容:
   (一)合同主体是否具备相应的民事权利能力和行为能力,相对方是否具备法定资质,中标方是否存在违法转包或者分包行为,委托代理手续是否齐全;合同是否采取了法律、行政法规规定或当事人约定的形式;合同内容是否符合法律法规、行业政策,当事人的意思表示是否真实、一致,权利、义务是否平等;依法应办理批准、登记、鉴证、公证、招标等手续的,是否履行了相应法定手续。
   (二)合同应具备的条款是否齐备、完整;合同双方当事人的权利、义务是否具体、明确;文字表述是否准确无误。
   (三)法规部门认为应当审查的其它事项。
   第十八条  各合同审查部门应按照部门职责分工对合同进行审查,但在审查过程中发现的非本部门审查职责范围内的重大缺陷和潜在风险,应及时提醒相关部门。
   第十九条  对于重大复杂合同,审查部门可召开专题会议,集体研究,共同提出审查意见。
   第二十条  合同审查流程:
   (一)以市局(公司)名义对外签订的合同审查流程:
   1、承办部门合同拟定后,将合同草案及相关材料送法规部门进行法律审查,法规部门会同法律顾问出具法律审查意见书,与相关材料一同转回承办部门进行修改。
   2、承办部门完整填写《合同审查会签单》,承办部门负责人和具体承办人签字并加盖部门公章后,将修改后的合同及相关材料送相关监管部门审查会签。
   3。承办部门将合同与相关材料一并报送相关领导审批,合同涉及多个业务领域的,承办部门需分别报送各个业务领域分管领导审批;
   4。承办部门根据授权办理合同签订手续。
   第二十一条  审查部门经过审查,应按以下情况分别作出处理:
   (一)没有立项审批的合同,退回承办部门;
   (二)送审合同材料不齐全的,通知承办部门补齐;
  (三)符合审查条件的,签署书面审核意见。
   第二十二条  每个部门原则上应当在受理之日起五个工作日内审查完毕;重大复杂的、专业性较强的合同,以审查实际所需时间为准,最长不超过十个工作日。
   涉及合同签订及履行中的行政审批、登记、备案等时效性内容,承办部门应事先告知合同审查部门,共同配合,做好工作。
   因承办部门未及时提供相关材料,导致审查部门未能在规定期限内完成审查的,审查部门不承担迟延审查责任。
   第二十三条  合同审查部门签署的审查意见,须经部门负责人签字和加盖部门公章后方可生效。
   第二十四条  承办部门应按照审查意见对合同文本进行修改,承办部门或合同相对方对审查意见有异议的,承办部门应及时与审查部门协商解决。承办部门和审查部门不能达成一致意见的,报市局(公司)领导决定。
  第四章 合同的授权与签订
   第二十五条  签订合同,必须遵守国家的法律法规、行业政策及市局(公司)有关规章制度,遵循“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“性价比择优签约”原则。
   第二十六条  各职能部门不得以本部门名义对外签订合同。
   第二十七条  对外签订合同,须由法定代表人或其授权的委托代理人签订,加盖市局(公司)公章或合同专用章。
   委托代理人应在授权范围和时限内签订合同,不得超越和滥用代理权限。委托代理人不得再委托他人签订合同。
   第二十八条  委托授权应办理授权委托书。授权委托书应载明委托代理人姓名、职务(附有效身份证明),代理事项、代理权限和期限,并由法定代表人签名或盖章。
   空白授权委托书由法规部门保管,防止外泄、遗失、撕毁。
   授权委托书一式两份,一份提供给合同相对方,一份由法规部门存档。委托代理人不得将已办理的授权委托书转借他人,授权委托书不得涂改。
   第二十九条  委托代理人在代理期间要求辞去代理的,应征得委托人同意,并办理代理交接手续。委托人根据代理人的代理情况,可以随时解除委托。
   第三十条  承办部门按照一事一授权的原则,办理授权手续,签订合同。
   第三十一条  按规定应当签订合同而未签订合同或者未加盖公章的合同,财务部门不得办理结算手续。
   签订合同前,承办部门不得通过个人借款方式先行支付合同款项,经市局(公司)领导确认的项目除外。
  第五章  合同的履行、变更与解除
   第三十二条  合同依法签订后,即具有法律效力,应严格按照合同约定履行。
   第三十三条  对依法签订生效的合同,须全面履行,不得擅自变更、解除。确需变更或解除时,由合同承办部门提出意见,相关部门审查,并报市局(公司)领导同意后,与对方当事人充分协商一致,依法签署变更或解除合同的书面协议。
   第三十四条  承办部门应当及时了解、掌握合同的履行进度,协调相关部门履行合同义务,并负责监督、确认合同相对方的履约情况,保留好有关的单据、信函等原始文字资料,做好合同履行情况的收集工作。
   第三十五条  合同未能按约履行时,合同承办部门应及时将不能履约情况向市局(公司)领导报告,采取必要措施,避免发生经济损失和其他风险。
   第三十六条  变更或解除合同,承办部门应注意以下事项:
   (一)变更、解除合同应依照法律规定或合同约定进行。合同没有约定的,合同双方应相互协商,达成变更、解除合同书面协议;
   (二)变更、解除经上级主管部门认可的合同,应报上级主管部门批准;
   (三)变更、解除有担保条款的合同,应征得原担保单位同意,并在变更、解除书面协议上加盖担保印章;
   (四)变更、解除经公证、鉴证的合同,在达成变更书面协议后,应重新进行公证、鉴证;
   (五)变更、解除合同致使合同相对人或第三人利益受损的,应协商妥善处理。协商不成的,依照法律规定或合同约定处理;
   (六)变更、解除合同,法律法规有特别规定的,从其规定。
   第三十七条  合同变更或解除前,原合同继续履行。
   变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分,按本办法规定进行管理。
  第六章  合同的纠纷处理
   第三十八条  合同发生纠纷时,合同承办部门应及时报告市局(公司)领导和法规部门,必要时会同法律顾问,依法依规,妥善解决纠纷。
   解决合同纠纷根据情况可先采取协商、调解;协商、调解不成的,可申请仲裁或向人民法院起诉的方式。
   第三十九条  承办部门查清原因,提出处理初步意见,并会同相关部门形成处理方案后,以书面形式上报分管领导,经领导批示后,实施处理方案。
   第四十条  处理合同纠纷,承办部门应保存好有关证据(原件或复印件):
   (一)合同文本(包括变更、解除合同的协议)、传真件、电报、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书、介绍信及其他有关资料等;
   (二)送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证票据;
   (三)货款的承付、托收凭证,有关的财务凭证(复印件);
   (四)产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告;
   (五)有关违约的证据材料;
   (六)其他与处理纠纷有关的材料。
   第四十一条 涉及合同纠纷的法律文书,须经法规部门审查、报请市局(公司)领导批准后方能发出。
   第四十二条  合同纠纷协商解决的,协商结果不能违反国家法律、法规、政策。协商结果应达成书面协议,并按协议执行。
  第七章  合同档案管理
   第四十三条  合同签订后,承办部门应妥善保存合同相关资料,并建立合同档案,合同档案的范围包括:已签订生效的合同文本、会议纪要、审批文件、对方资质证明及法定代表人身份证明文件、谈判文件、招投标资料、合同签订、履行、变更、解除过程中的信函、传真、票据凭证以及其他有关原始资料、文件。
   第四十四条  合同签订完毕后五个工作日内,承办部门应当将一份已签订生效的合同文本原件及相关审查资料送至法规部门存档备查。
   第四十五条  合同卷宗应实行打码编页归档管理,并建立严格的查阅、借阅手续。
   第四十六条  合同内容涉及国家机密、商业秘密的,应加强保密管理,不得随意借阅和复印。
  第八章  责任追究
   第四十七条  委托代理人擅自将授权委托书转借他人或涂改的,或擅自又转委托他人代理的,按有关规定实行责任追究,发生违纪违规行为的,将视情节轻重,给予相应的党纪政纪处理,触犯刑律的,移送司法机关处理。
   第四十八条  委托代理人擅自单方面变更、解除或终止合同,或存在弄虚作假、徇私舞弊、推卸责任等行为的,按有关规定实行责任追究,发生违纪违规行为的,将视情节轻重,给予相应的党纪政纪处理,触犯刑律的,移送司法机关处理。
   第四十九条  违反本规定,有下列情形之一,按有关规定实行责任追究,造成经济损失的,责令其赔偿损失;发生违纪违规行为的,将视其情节轻重,给予相应的党纪政纪处理;触犯刑律的,移送司法机关处理:
   (一)签订合同前对方当事人履约能力(资格、资信等)没有调查清楚,盲目签订合同,引起合同纠纷,或被对方以合同欺诈的;
  (二)与合同对方当事人或者其他人恶意串通,损害公司
  利益的;
   (三)没有得到授权、超越授权范围或滥用授权,对外签订合同的;
   (四)合同条款不全,未按照审查意见修改,或应签订书面合同而未签订,引起合同纠纷的;
   (五)根据国家法律法规和行业规定,合同签订前须公开招投标或者报上级有关主管机关批准而未履行相关手续即实施的;
   (六)发现合同在履行过程中存有瑕疵而未及时协调、纠正、解决,因此造成合同标的逾期完成的;
   (七)发现合同对方当事人在合同履行过程中出现违约行为不积极采取补救措施致使公司面临较大经营风险的;
   (八)未签订合同或者不按照合同约定先行支付合同货款的;
   (九)擅自为他人提供担保的;
   (十)合同审查人员未按规定履行审查职责的;
   (十一)对合同管理不严,造成合同及有关文件丢失、损毁的。
  第九章  附 则
   第五十条  本办法自下发之日起施行。原有规定与本办法不一致的,一律以本办法为准。
   第五十一条  本办法由天门市烟草专卖局(公司)办公室负责解释。

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